مكتب الملحق الثقافي

المهام:

• التواصل مع سفارة المملكة العربية السعودية في ألمانيا وقطاعات وزارة التعليم لمتابعة وإنجاز المهام المتعلقة بالملحقية بعد توجيه الملحق الثقافي بذلك.
• وضع الخطط المناسبة لتطوير الأعمال الإدارية وتنظيم سير العمل في مكتب الملحق الثقافي.
• الإشراف ومتابعة التنسيق بين وحدات مكتب الملحق والإدارات والأقسام داخل الملحقية.
• الإشراف على استلام البريد الخاص بالملحقية وتنفيذ تعليمات وتوجيهات الملحق بشأنه.
• تلقي الخطابات والمعاملات الخاصة والسرية الموجهة للملحق وعرضها عليه وإصدار الردود وفقًا لتوجيهاته.
• إحالة المعاملات والتقارير إلى أقسام الملحقية.
• الإشراف على إعداد المراسلات الإدارية والإلكترونية بكافة أنواعها.
• تبليغ ما يصدر من توجيهات من مقام سفارة المملكة العربية السعودية في ألمانيا والوزارة من تعليمات وتوجيهات إلى أقسام الملحقية بعد توجيه سعادة الملحق.
• إعداد التعاميم والقرارات التي يوجه الملحق بإعدادها وإبلاغها لمنسوبي الملحقية.
• تحديث قوائم الوكالات والإدارات والجهات التي تبلغ بتلك القرارات والتعاميم.
• إجراء الاتصالات لمتابعة الموضوعات مع الجهات والقطاعات ذات العلاقة مع الملحقية .
• الإشراف على عملية حفظ الأوراق في المكتب وفق تصنيف حديث يجعل عملية استرجاعها أمرًا ميسورًا.
• الإشراف على تنظيم مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات الخاصة بسعادة الملحق الثقافي .
• الإشراف على أعمال النسخ والسكرتارية بمكتب الملحق.
• الإشراف على أعمال المكتب السري.
• تحديد احتياجات المكتب من موارد بشرية وتجهيزات والتنسيق في ذلك مع الشؤون المالية والشؤون الإدارية بالملحقية.
• إعداد تقارير دورية عن نشاطات الملحقية وإنجازاتها ورفعها للملحق الثقافي.
• القيام بأي مهام أخرى يسندها إليه الملحق الثقافي.