تعريف

يرتبط مكتب الملحق الثقافي تنظيمياً بسعادة الملحق مباشرة. ويشرف مدير المكتب على إدارة الشؤون الإدارية وشؤون السكرتارية والعلاقات العامة  والمراسم بمكتب الملحق الثقافي.

الوحدات الإدارية المرتبطة بمكتب الملحق الثقافي:

  • مكتب الملحق
  • السكرتارية والمراسم
  • العلاقات العامة والحركة
  • العلاقات الجامعية وشؤون التدريب
  • التصنيف والاعتماد المؤسسي
  • وحدة القبول والعلاقات الأكاديمية في ألمانيا ودول الإشراف.

المهام:

  • التواصل مع سفارة المملكة العربية السعودية في ألمانيا وقطاعات وزارة التعليم لمتابعة وإنجاز المهام المتعلقة بالملحقية بعد توجيه الملحق الثقافي بذلك.
  • وضع الخطط المناسبة لتطوير الأعمال الإدارية وتنظيم سير العمل في مكتب الملحق الثقافي.
  • الإشراف ومتابعة التنسيق بين وحدات مكتب الملحق والإدارات والأقسام داخل الملحقية.
  • الإشراف على استلام البريد الخاص بالملحقية وتنفيذ تعليمات وتوجيهات الملحق بشأنه.
  • تلقي الخطابات والمعاملات الخاصة والسرية الموجهة للملحق وعرضها عليه وإصدار الردود وفقًا لتوجيهاته.
  • إحالة المعاملات والتقارير إلى أقسام الملحقية.
  • الإشراف على إعداد المراسلات الإدارية والإلكترونية بكافة أنواعها.
  • تبليغ ما يصدر من توجيهات من مقام سفارة المملكة العربية السعودية في ألمانيا والوزارة من تعليمات وتوجيهات إلى أقسام الملحقية بعد توجيه سعادة الملحق.
  • إعداد التعاميم والقرارات التي يوجه الملحق بإعدادها وإبلاغها لمنسوبي الملحقية.
  • تحديث قوائم الوكالات والإدارات والجهات التي تبلغ بتلك القرارات والتعاميم.
  • إجراء الاتصالات لمتابعة الموضوعات مع الجهات والقطاعات ذات العلاقة مع الملحقية .
  • الإشراف على عملية حفظ الأوراق في المكتب وفق تصنيف حديث يجعل عملية استرجاعها أمرًا ميسورًا.
  • الإشراف على تنظيم مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات الخاصة بسعادة الملحق الثقافي .
  • الإشراف على أعمال النسخ والسكرتارية بمكتب الملحق.
  • الإشراف على أعمال المكتب السري.
  • تحديد احتياجات المكتب من موارد بشرية وتجهيزات والتنسيق في ذلك مع الشؤون المالية والشؤون الإدارية بالملحقية.
  • إعداد تقارير دورية عن نشاطات الملحقية وإنجازاتها ورفعها للملحق الثقافي.
  • القيام بأي مهام أخرى يسندها إليه الملحق الثقافي.

مدير مكتب الملحق الثقافي

  • أ. عبد العزيز عبد الله العثمان
  • 0049-30-269340717
  • abothman@moe.gov.sa

سكرتيرة الملحق الثقافي

  • مريم داوود
  • 0049-30-269340725
  • mdawood@moe.gov.sa