مكتب الملحق الثقافي

تعريف

يرتبط مكتب الملحق الثقافي تنظيمياً بسعادة الملحق مباشرة. ويشرف مدير المكتب على إدارة الشؤون الإدارية وشؤون السكرتارية والعلاقات العامة  والمراسم بمكتب الملحق الثقافي.

الوحدات الإدارية المرتبطة بمكتب الملحق الثقافي:

  • مكتب الملحق
  • السكرتارية والمراسم
  • العلاقات العامة والحركة
  • العلاقات الجامعية وشؤون التدريب
  • التصنيف والاعتماد المؤسسي
  • وحدة القبول والعلاقات الأكاديمية في ألمانيا ودول الإشراف.

المهام:

  • التواصل مع سفارة المملكة العربية السعودية في ألمانيا وقطاعات وزارة التعليم لمتابعة وإنجاز المهام المتعلقة بالملحقية بعد توجيه الملحق الثقافي بذلك.
  • وضع الخطط المناسبة لتطوير الأعمال الإدارية وتنظيم سير العمل في مكتب الملحق الثقافي.
  • الإشراف ومتابعة التنسيق بين وحدات مكتب الملحق والإدارات والأقسام داخل الملحقية.
  • الإشراف على استلام البريد الخاص بالملحقية وتنفيذ تعليمات وتوجيهات الملحق بشأنه.
  • تلقي الخطابات والمعاملات الخاصة والسرية الموجهة للملحق وعرضها عليه وإصدار الردود وفقًا لتوجيهاته.
  • إحالة المعاملات والتقارير إلى أقسام الملحقية.
  • الإشراف على إعداد المراسلات الإدارية والإلكترونية بكافة أنواعها.
  • تبليغ ما يصدر من توجيهات من مقام سفارة المملكة العربية السعودية في ألمانيا والوزارة من تعليمات وتوجيهات إلى أقسام الملحقية بعد توجيه سعادة الملحق.
  • إعداد التعاميم والقرارات التي يوجه الملحق بإعدادها وإبلاغها لمنسوبي الملحقية.
  • تحديث قوائم الوكالات والإدارات والجهات التي تبلغ بتلك القرارات والتعاميم.
  • إجراء الاتصالات لمتابعة الموضوعات مع الجهات والقطاعات ذات العلاقة مع الملحقية .
  • الإشراف على عملية حفظ الأوراق في المكتب وفق تصنيف حديث يجعل عملية استرجاعها أمرًا ميسورًا.
  • الإشراف على تنظيم مواعيد اللقاءات والزيارات والاجتماعات الخاصة بسعادة الملحق الثقافي .
  • الإشراف على أعمال النسخ والسكرتارية بمكتب الملحق.
  • الإشراف على أعمال المكتب السري.
  • تحديد احتياجات المكتب من موارد بشرية وتجهيزات والتنسيق في ذلك مع الشؤون المالية والشؤون الإدارية بالملحقية.
  • إعداد تقارير دورية عن نشاطات الملحقية وإنجازاتها ورفعها للملحق الثقافي.
  • القيام بأي مهام أخرى يسندها إليه الملحق الثقافي.

سكرتارية الملحق الثقافي

  • أ. جاكلين عنبر
  • 0049-30-269340744
  •  sacuof@de.moe.gov.sa